Zeiterfassungssoftware: Effektives Work Force Management für die Industrie 4.0

Mechanische Stechuhren und Arbeitskarten mögen Relikte der Vergangenheit sein, die Ermittlung, Aufbereitung und Nutzung arbeitsbezogener Zeitdaten für betriebswirtschaftliche Zwecke sind es hingegen nicht. Das ist nicht weiter verwunderlich, bildet die Zeitwirtschaft auch in der Industrie 4.0 die Grundlage für das Leistungsentgelt der Arbeitnehmenden und die Personaleinsatzplanung. Was sich in den letzten Jahren im Vergleich zu „analogen“ Arbeitswelten allerdings verändert hat, sind die Zeiterfassungstools und ihre Rolle bei der Steuerung komplexer betriebswirtschaftlicher Abläufe.

Heute werden fast ausschließlich elektronische Zeiterfassungsgeräte genutzt. Ein Arbeitnehmer kann sich beispielsweise an einem Terminal persönlich identifizieren, Ab- und Anwesenheit mittels eines persönlichen Datensenders übermitteln, per Handy Zeitdaten und Standort senden, auf einer Website seine Zeitdaten direkt buchen oder sie über eine Intranet-Software erfassen lassen. Über eine Schnittstelle mit der Lohnbuchhaltung werden die übermittelten Zeitdaten entsprechend verarbeitet.

Zeiterfassungssoftware für verschiedene Endgeräte

Zeiterfassungssoftware für effektives Work Force Management

Mit Zeiterfassungssoftware lassen sich komplexe betriebswirtschaftliche Abläufe steuern und optimieren (©istockphoto_aydinynr)

Zunehmende Bedeutung bei der Ermittlung und Speicherung von zeitrelevanten Informationen erlangt in den letzten Jahren browserbasierte und mandantenfähige Zeiterfassungssoftware, die auf Endgeräten wie Desktop, Laptop, Tablet-PC und Mobiltelefon ausgespielt werden kann. Mit einer Zeiterfassungssoftware können Arbeitnehmende zum Beispiel

• An- und Abwesenheit anzeigen
• Pausen und Fehlzeiten eintragen
• Überstunden einsehen
• Urlaubsanträge stellen oder stornieren
• Urlaubstage im Jahreskalender einsehen
• Fehlbuchungen korrigieren

Softwarebasierte Zeiterfassungssysteme sind meistens mit anderen Betriebsbereichen vernetzt. Autorisierten Arbeitnehmenden sollte zu jedem Zeitpunkt Zugang zu den erfassten und registrierten Daten gewährt werden. Mit der entsprechenden Benutzeroberfläche ist das nicht weiter schwierig. Hat sich ein Arbeitnehmer mit Kennwort, PIN, Chip oder einem anderen Anmeldeverfahren über die entsprechende Zeiterfassungssoftware identifiziert, kann er seine personenbezogenen Daten auslesen, einsehen und kommentieren. Arbeitnehmende erhalten so nicht nur einen Überblick über das eigene Zeitmanagement, sondern auch über alle Daten, die in der Personalabteilung, der Urlaubsverwaltung oder einem anderen Betriebsbereich erfasst, ausgewertet und gespeichert werden. Arbeitnehmende können so Lohnabrechnungen, Zeitsalden und Urlaubsansprüche effizient selbst über das Programm zur Zeiterfassung kontrollieren.

Allrounder der Zeiterfassung für Kostensenkung und Produktivitätssteigerung

Eine Zeiterfassungssoftware wie von ATOSS geht noch einen Schritt weiter. Mit diesen Programmen zur Zeiterfassung lassen sich mit einem einzigen Tool nicht nur „traditionelle“ Zeitdaten erfassen, übermitteln und speichern, sondern komplexe Betriebsabläufe wie zum Beispiel Personaleinsatzplanung, Projekterfassung, Workflow und Zutrittskontrolle aufsetzen und erheben. Gegen eine solche Gesamtlösung ist nur wenig einzuwenden, vielmehr ermöglicht das modulare Tool ein ganzheitliches Workforce Management, ohne das die Abläufe eines Unternehmens in Zeiten zunehmender Digitalisierung kaum zu optimieren sind.

Workforce Management mit Zeiterfassungssoftware

Workforce Management kennt bei Produktivitätssteigerung und Kostensenkung neben der Personaleinsatzplanung noch andere Faktoren von Gewicht. Dazu gehören beispielsweise die Prognose des Arbeitsaufkommens und des notwendigen Personals in den nächsten Monaten, die Optimierung des Personaleinsatzes, um Über- und Unterdeckung zu vermeiden, die Administration der Zeitkonten im Rahmen der Zeitwirtschaft und die Steuerung des gesamten Workforce Management.

Workforce Management ist mitnichten eine Kopfgeburt aus den Seminaren einer realitätsfernen Management Akademie, sondern eine zeitgemäße Antwort auf Anforderungen einer diversifizierten digitalen Arbeitswelt, die den Weg in die Zukunft weist. Dazu gehören unter anderem der globale Wettbewerb, ein Wettbewerb um hochqualifizierte Arbeitnehmer, agile Arbeitsprozesse sowie flexibilisierte und individualisierte Arbeitszeitmodelle. Ein Unternehmen, das für die Zukunft aufgestellt ist oder sein möchte, kommt nicht umhin, diese Parameter in seinem Workforce Management aufzunehmen und – ggf. auch mit Zeiterfassungssoftware – effektiv zu steuern.

Personalarbeitszeiterfassung und Datenschutz

Und wie ist es um die Datensicherheit mit einer Software zur Zeiterfassung bestellt (Die neueste Fassung des BDSG wird am 25. Mai 2018 folgen)? Die Personalarbeitszeiterfassung wurde vom Gesetzgeber nur in Hinsicht auf Überstunden geregelt. So ist der Arbeitgeber verpflichtet, über die Arbeitszeit hinausgehende Arbeitsstunden aufzuzeichnen. Diese Aufgabe kann er an den Arbeitnehmer delegieren.

In einem Unternehmen mit Arbeitnehmervertretung hat der Betriebsrat bei Verhaltens- oder Leistungsüberwachungen ein Mitbestimmungsrecht. Im Umkehrschluss bedeutet dies jedoch nicht, dass ein Unternehmen ohne Betriebsrat das Recht auf Dauerüberwachung hat. In den meisten Fällen liegen eine Tarifregelung oder eine Betriebsvereinbarung vor, die den Umgang mit den erhobenen Daten über das Programm zur Zeiterfassung festlegen. Ist dies nicht der Fall, kann man sich bei Datenschutzbeauftragten informieren.

Arbeitszeiterfassung muss übrigens nicht zwingend zum Nachteil der Arbeitnehmenden sein. Möchte ein Arbeitnehmer nachträglich Lohn für geleistete Arbeit einklagen, hat er mit einem Zeiterfassungssystem bessere Karten als ohne einen Nachweis seiner Arbeitsstunden!

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